Jak dokumentować sprzedaż bezrachunkową?

18.11.2020

Czym jest sprzedaż bezrachunkowa? 

Rodzaj sprzedaży skupiający się na kupujących, którzy są osobami nieprowadzącymi własnych działalności gospodarczych, przy czym sam sprzedawca nie musi prowadzić ewidencji z kasy fiskalnej. W takiej sytuacji istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji bezrachunkowej - niezależnie czy jest się czynnym podatnikiem VAT, czy firmą z niego zwolnioną.

Kluczowy dla ewidencjonowania będzie powyższy fakt, dlatego poniżej przybliżamy sposób udokumentowania sprzedaży w obu przypadkach.

Czynny podatnik VAT, a dokumentacja sprzedaży bezrachunkowej

Może się zdarzyć tak, że czynny podatnik VAT będzie mógł prowadzić sprzedaż bezrachunkową, czyli tą bez kasy fiskalnej. W takim przypadku będzie on musiał wyprowadzić dodatkową ewidencję dotyczącą sprzedaży bezrachunkowej a poza tym w ewidencji JPK_V7 będą zobowiązani do stosowania dodatkowego oznaczenia WEW.

Oczywiście, sprzedaż bezrachunkowa obejmuje wszystkie transakcje, na których potwierdzenie nie ma rachunku bądź faktury.

Uwaga! Jeżeli do sprzedaży dochodzi w ramach różnych stawek podatku, to w ewidencji musi być jasno określone, jakie są to stawki!

Zwolnienie z podatku VAT, a dokumentacja sprzedaży bezrachunkowej

Jeżeli osoba jest zwolniona z opłacania podatku VAT, a także z prowadzenia ewidencji na podstawie kasy fiskalnej, może udokumentować sprzedaż w następujący sposób:

• ciągłe prowadzenie ewidencji sprzedaży, przy czym uzupełnianie księgi przychodów oraz rozchodów przynajmniej raz w miesiącu,
• codzienne wystawienie oraz zaksięgowanie dowodów księgowych.

Co musi być zawarte w ewidencji bezrachunkowej sprzedaży?

Polskie prawo nie zakłada, że każdy przedsiębiorca musi złożyć taką ewidencję w urzędzie skarbowym, jednak w trakcie kontroli urzędnicy mają prawo sprawdzić, czy taka ewidencja jest prowadzona w sposób prawidłowy i zgodny z terminami.

W związku z tym należy pamiętać, jakie elementy są niezbędne przy prowadzeniu takiej ewidencji:

•  przypisany kolejny numer w ewidencji,
•  data dokonania sprzedaży,
•  wartość sprzedaży wyrażona w kwocie brutto,
•  dane weryfikujące nabywcę,
•  określenie stawek podatkowych (jeżeli to czynny podatnik VAT),
•  wykaz przychodu z całego danego dnia.

Ciekawostka! W przypadku sprzedaży wysyłkowej dowodem sprzedaży jest wyciąg bankowy i stanowi on dokument, który potwierdza przychód. Należy pamiętać, że z takiego wyciągu bankowego musimy z łatwością wyciągnąć informacje na temat tego, który przelew jest powiązany, z którą transakcją. Jeżeli nie uda nam się tego zweryfikować, konieczne będzie prowadzenie ewidencji takiej jak w przypadku sprzedaży w sklepie stacjonarnym, czyli w trybie codziennym.