ecpodatkowe.pl on Facebook
Strona główna / Dylematy przedsiębiorcy / Zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodu

Zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodu

Przedsiębiorca prowadząc swoją działalność gospodarczą ponosi oczywiście pewne wydatki, czasem bardzo spore, szczególnie na początku działania biznesu, kiedy trzeba sporo w niego zainwestować, żeby wreszcie zacząć przynosić zyski, żeby był po prostu opłacalny. Będą to przeróżne koszty dla przedsiębiorcy, np. zakupu urządzeń, koszty reklamy, koszty reprezentacyjne, transportu, koszt biura rachunkowego, wynagrodzenia pracowników, czasem będą to też niestety koszty kar nałożonych przez pewne instytucje itd. Oprócz wydatków firma ma też oczywiście i wpływy (ze sprzedaży, z usług, czyli po prostu z tego, z czego żyje i dlaczego została założona, chociaż może mieć także wpływy z innych źródeł). Wpływy z prowadzonej działalności to przychód przedsiębiorstwa.

Jeśli więc w danym okresie, np. przez miesiąc, firma osiągnie przychód większy od kosztów, mówimy, że wypracowała dochód (zysk). W pewnych formach opodatkowania (choć nie we wszystkich – zob. ARTYKUŁ O FORMACH OPODATKOWANIA) przedsiębiorca płaci podatek jako procentowo określoną część dochodu. Ale tu uwaga, stanowiąca sedno „wrzucania w koszty”: Dochód, stanowiący podstawę opodatkowania, określa się odejmując od przychodu tylko pewne rodzaje kosztów. Skoro więc przedsiębiorca poniósł w danym okresie pewne koszty i osiągnął pewien przychód (i tego już nic nie zmieni), to w jego interesie jest, aby jak najwięcej z tych kosztów (i tak przecież już poniesionych) zostało zakwalifikowanych jako te, które pozwolą mu przynajmniej zmniejszyć kwotę podatku do zapłacenia. Nie wszystkie poniesione koszty mogą się tam jednak znaleźć.

 

Jakie więc koszty pomniejszą przedsiębiorcy kwotę podatku, a jakie nie?

 

Jako że mówimy tu o koszcie uzyskania przychodu, musi zatem zaistnieć logiczny, przyczynowo-skutkowy związek między kosztem a uzyskanym przychodem. Ale to nie wszystkie warunki. Żeby móc wliczyć jakiś wydatek w koszty, muszą być spełnione łącznie cztery przesłanki:

 

1) musi to być wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu (lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu - kosztem zabezpieczenia źródła będzie na przykład koszt ubezpieczenia biura albo części mieszkania przeznaczonej na biuro).

A zatem musi to być przede wszystkim wydatek bezpośrednio związany z działalnością firmy. Musimy zawsze potrafić logicznie uzasadnić celowość jego poniesienia. W sytuacjach wątpliwych warto po prostu napisać na kartce papieru takie uzasadnienie - jeśli nie będziemy tego potrafili zrobić, to będziemy mieć też problemy w przypadku ewentualnej kontroli i podważenia przez urzędnika faktu wliczenia tego wydatku w koszty uzyskania przychodu. Uzasadnienie celowości wydatku nie zawsze jest prostą, oczywistą sprawą. Na przykład wydatek nie może być przesadny, co już powoduje kłopoty interpretacyjne, co to znaczy przesadny w danym przypadku. Zakupienie bardzo eleganckich foteli i ozdób do gabinetu, gdzie przyjmuje się kluczowych klientów banku jest na pewno bardziej uzasadnione (a przede wszystkim, co ważne, mieścić się będzie w standardzie w danej branży w danej okolicy) niż takich samych sprzętów do pomieszczenia socjalnego osiedlowego warzywniaka,

 

2) nie może to być wydatek wymieniony w art. 23 ustawy o PIT jako niewliczany do kosztów (pewne rodzaje wydatków są po prostu wyłączone ustawą, takim kosztem jest np. koszt nabycia gruntów). Trzeba zajrzeć na taką listę we wspomnianym artykule i dowiedzieć się, czego na pewno w koszty wliczyć nam nie wolno,

 

3) musi to być wydatek udokumentowany (w zasadzie nie wymaga to komentarza),

 

4) wydatek taki, mimo że spełniać będzie powyższe trzy przesłanki, nie może wynikać z „winy” podatnika, a więc z jakichś zaniedbań czy działań sprzecznych z prawem (stąd na przykład koszt kary nałożonej przez PIP nie będzie mógł być wliczony w koszty uzyskania przychodu).

 

Ponadto, co bardzo ważne np. w przypadku wydzielenia części mieszkania na biuro, taki koszt nie może być też kosztem osobistym, a zatem takim, który podatnik i tak ponosi, niezależnie czy prowadziłby przedsiębiorstwo, czy też nie (zobacz artykuł o firmie w mieszkaniu).

 

Ważne jest, aby zawsze potrafić uzasadnić celowość poniesionego wydatku i potrafić go udokumentować.

 

Tematyka wliczania w koszty nie jest łatwa, w pewnych przypadkach istnieją wątpliwości, co można wliczyć, albo jak rozdzielić koszty prywatne od firmowych itp. Istnieją też sytuacje, w których nie opłaca się pewnych wydatków wrzucać w koszty, mimo że możemy to zrobić – „wrzucanie w koszty” to pewna, dozwolona prawem, strategia, którą – jeśli dobrze ją rozgrywamy - możemy sporo ugrać. Jednak są to już zagadnienia wykraczające poza ramy niniejszego poradnika dla początkujących przedsiębiorców.

 

Nie zapominajmy, że wliczanie wydatków w koszty osiągnięcia przychodu w celu pomniejszenia podatku (i w ogóle ewidencjonowanie kosztów) stosuje się wyłącznie w pewnych formach opodatkowania, zaś pewnych form (karty podatkowej, ryczałtu od przychodu) w ogóle to nie dotyczy (ZOBACZ ARTYKUŁ O FORMACH OPODATKOWANIA).

 

Masz pytanie dotyczące powyższego tematu albo innego, także związanego z opodatkowaniem / księgowością? Możesz zadać je TUTAJ.

 

Jeśli szukasz biura rachunkowego w Twojej okolicy, wypełnij formularz – otrzymasz niezobowiązującą ofertę biura w Twoim mieście.

20 lat zawodu doradcy podatkowego

© 2016 Tax Credit

projekt i wykonanie: agencja interaktywna cyberstudio.pl, cms: abeon cms abeon.pl